Die organisering van kantoorlêers kan 'n moeilike taak wees, veral as u groot hoeveelhede lêers en dokumente het, maar dit hoef nie 'n pynlike proses te wees nie. Deur vooruit te beplan en oor 'n lêerstelsel te besluit, kan u u lêers help organiseer om by u besigheid te pas en te verseker dat u belangrike dokumente doeltreffender vind. As u u lêers in orde het, moet u by 'n konsekwente stelsel hou om u lêers so te onderhou.
Stappe
Metode 1 van 3: Ontwikkeling van 'n stelsel
Stap 1. Skep lêerkategorieë
Die eerste ding wat u moet doen as u u lêers wil organiseer, is om te besluit watter hoofkategorieë u sal gebruik om te sorteer. Verskillende soorte kantore sal verskillende soorte kategorieë hê, maar die algemene stelsel is dieselfde. U moet 'n stelsel vind wat u lêers op 'n betekenisvolle manier sorteer.
As u byvoorbeeld in 'n regskantoor werk en klante -lêers wil organiseer, kan u volgens algemene soorte soorte sorteer: geskille, probate, korporatiewe, administratiewe en ander
Stap 2. Stel subkategorieë op
Binne elke kategorie kan u meer spesifiek word deur 'n lys subkategorieë op te stel. Elke individuele stuk papier wat ingedien moet word, kan deur twee terme gedefinieer word - die algemene kategorie en dan die subkategorie.
As u byvoorbeeld 'n liasseringstelsel vir finansiële aangeleenthede opstel, het u moontlik 'n algemene kategorie 'Uitgaande betalings' en stel u dan subkategorieë op van verkopers, verskaffers, dienste, professionele persone en administratiewe koste
Stap 3. Gebruik 'n kleurkoderingstelsel
Dit klink eenvoudig, maar dit kan 'n baie effektiewe manier wees om u lêers te organiseer vir vinnige toegang. Besluit hoeveel verskillende kategorieë u in u liasseringstelsel sal hê, en gebruik dan die verskillende vouers in verskillende kleure.
In plaas daarvan om volledig gekleurde gidse te gebruik, kan u gewone manila -gidse gebruik en gekleurde plakkers kry. U kan die plakkers dan op die boonste oortjie, aan die rand van die vouer, of albei, plak om meer sigbaarheid te verseker
Stap 4. Benoem die lêers
Elke lêer in u kantoor het nou 'n duidelike plek om te wees. U moet die etiket duidelik en netjies op die oortjie van elke gids skryf, sodat u sal weet waar dit hoort. Die etiket op elke individuele gids moet met die algemene kategorie begin en dan deur die spesifieke subkategorie gevolg word. Byvoorbeeld, 'n vouer met rekords van betalings aan u verkopers het die etiket 'Uitgaande betalings / verkopers'.
- Die etikette op elke lêer moet so netjies en konsekwent moontlik gedruk word. U kan baie maklik sagtewarepakkette koop waarmee u etikette kan formateer, sodat u dit met u rekenaar kan tik en druk.
- As u u etikette met u rekenaar druk, moet u 'n konsekwente lettergrootte en styl gebruik. As u met die hand druk, moet u probeer om konsekwent en so netjies moontlik te wees.
Stap 5. Sorteer die lêers alfabeties
As u liasseringstelsel gevestig is en u al u vouers geskep het, plaas dit dan in orde. U moet die algemene vouers alfabeties sorteer. Binne elke algemene gids moet die subkategorieë ook alfabeties gesorteer word.
U kan kies om inligting op datum te sorteer eerder as op 'n onderwerpetiket. As dit die geval is, moet u self besluit of dit meer sinvol is om u lêers met die nuutste items aan die voorkant te sorteer en na die oudste te gaan, of omgekeerd
Stap 6. Laat 'n paar sentimeter spasie in elke lêerlaai
As u u liasseringstelsel instel, moet u ruimte laat vir die lêers om te groei. Met verloop van tyd sal u ongetwyfeld meer papiere ontvang om by elke vouer te voeg. Laat ruimte vir u lêers om uit te brei. Andersins sal u later die moeilike taak hê om hele gedeeltes of lêerlaaie te skuif om plek te maak.
Metode 2 van 3: Sorteer ongeordende lêers
Stap 1. Versamel al die materiaal wat benodig word
As u begin met 'n versameling papiere wat nie georganiseer is nie en in wanorde is, moet u begin om die papiere saam te trek. Soek 'n werkplek en versamel alles in 'n stapel. U sal dan kan werk aan die organisering.
Stap 2. Verdeel die vraestelle in twee groepe vir 'aksie' en 'indiening'
'As 'n eerste stap moet u 'n vouer of stapel maak vir alles wat onmiddellik nodig is. Hierdie vraestelle moet nie ingedien word nie, of u kan nie onthou dat u die werk moet doen nie. Sit hierdie "aksie" -vouer opsy om binnekort aangespreek te word. Gaan dan voort met die indiening van die oorblywende vraestelle.
Organiseer die 'aksie' -lêer. Die vraestelle wat onmiddellik hanteer moet word, moet in kleiner groepe gesorteer word op grond van die werk wat u moet doen. Stel byvoorbeeld subkategorieë op soos bel, skryf, aflewer en betaal
KUNDIGE WENK
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Stap 3. Tel elke papier een keer op
Terwyl u die los papiere wat u aanhang, sorteer, neem besluite oor elkeen terwyl u dit hersien. Pak die koerant, lees dit oor, besluit tot watter kategorie en subkategorie dit behoort in u liasseringstelsel en sit dit weg. Deur op hierdie manier te werk, kan u konsekwent wees in u indiening, en u kan tyd bespaar deur slegs elke item een keer te hanteer.
As u elke item hersien, moet u bepaal of u dit selfs moet behou. As die papier iets is wat reeds behandel is en nie iets is wat u as 'n rekord moet hou nie, oorweeg dit dan om dit weg te gooi in plaas daarvan om dit in te dien
Stap 4. Ontvou elke item
Die meeste papiere wat u het, het waarskynlik in korrespondensie gekom en is waarskynlik in koeverte en gevou. Haal die papiere uit hul koeverte, maak dit plat en lê dit dan in. Deur elke papier op hierdie manier te liasseer, kan u gidse eenvormig in die lêerlaai pas, sonder om te buig waar die gevoude papiere stapel.
- Besluit of u koeverte moet hou. In die meeste gevalle is die koeverte onnodig en kan dit weggegooi word. As u egter van mening is dat u 'n afleweringsbewys of 'n posstempel nodig het, moet u die koevert aan die papiere vasmaak en dit bymekaar hou.
- Veelvuldige papiere moet aan mekaar vasgemaak word. Dit sal voorkom dat dinge skei of verlore raak. Krammetjies word verkieslik bo paperclips omdat (a) dit meer eenvormig in die lêers pas en (b) dit nie die probleem het om af te gly nie.
Metode 3 van 3: Onderhou u lêers
Stap 1. Gebruik 'n mandjie "Om in te dien"
As nuwe korrespondensie u kantoor binnekom of nuwe papierwerk geskep word, kan u dit nie dadelik indien nie. U moet alles wat ingedien moet word, op 'n enkele plek plaas om in te dien as u dit kan. 'N Mandjie op u lessenaar met die naam "Om in te dien" is 'n goeie manier om hierdie vraestelle opsy te sit totdat u gereed is.
Stap 2. Gee 'n konsekwente tyd vir die indiening
As u kan, moet u elke dag of week 'n konsekwente tyd bepaal waarop u kan werk om nuwe vraestelle in te dien. As u 'n gereelde onderdeel van u roetine maak, is dit meer geneig om dit by te hou.
- U kan byvoorbeeld die laaste halfuur van elke dag opsy sit om die dagblaaie in te dien. As dit nie genoeg tyd is nie, kan u dit twee keer per dag probeer doen, net voor u gaan eet en dan net voor u die dag vertrek.
- Die sleutels tot sukses is konsekwentheid en herhaling.
Stap 3. Maak seker dat ander met toegang tot die lêers die stelsel verstaan
As u die enigste persoon is wat u lêers gebruik, moet u die volgorde wat u geskep het, maklik kan handhaaf. As ander mense egter die vraestelle in u lêers wil gebruik, moet u seker maak dat hulle die stelsel wat u geskep het, verstaan en volg. Dit is nie handig om 'n liasseringstelsel in plek te hê as papiere verkeerd gelê en in verkeerde vouers geplaas word nie.
As dit meer doeltreffend en doeltreffender is, as u aanbied om iets te koop wat iemand anders in u kantoor nodig het, en vra hulle dan om alles direk aan u terug te stuur. Dan kan u seker wees dat alles korrek hervul word
Stap 4. Bewaar belangrike dokumente op 'n veilige plek
Sommige spesiale materiaal moet moontlik op aparte, spesiale plekke gehou word. Sommige papiere moet byvoorbeeld in 'n kluis of in 'n vuurvaste sluitkas gebêre word. Miskien moet u selfs 'n paar materiaal buite die terrein hou, in 'n bankkluis of by u advokaat se kantoor.
Stap 5. Gaan u lêers gereeld na
U moet ten minste een keer per jaar, of meer gereeld, indien nodig, tyd afstaan om u lêers te hersien. Die doel van hierdie oorsig is om te besluit of daar papiere of hele vouers is wat weggegooi kan word of miskien na 'n stoorplek buite die webwerf verskuif kan word. As iets nooit weer nodig gaan wees nie, moet u dit weggooi. As dit iets is wat u nie gereeld verwag nie, maar wat u moontlik as 'n rekord moet hou, moet u dit stoor.
