Lêer is dikwels 'n noodsaaklike taak vir die werk en tuis. As u dit te lank oorslaan, kan u 'n groot stapel papier bymekaarmaak wat ure of selfs dae sal neem om deur te sorteer. Sorteer deur die vraestelle wat u daagliks ontvang om u posbus rommelvry te hou. Skep dan 'n liasseringstelsel wat vir u werk. Gebruik u stelsel om papiere te sorteer, sodat u maklik toegang tot belangrike dokumente kan kry wanneer u dit nodig het!
Stappe
Metode 1 van 3: Die hantering van u daaglikse vloei van papier
Stap 1. Skep 'n sentrale boks waarin papiere gehou kan word totdat u dit kan sorteer
'N Sentrale boks is waar u elke dag die papiere wat op u lessenaar of deur u posbus kom, neersit. Dit kan u help om georganiseerd te bly totdat u tyd het om elke item te sorteer en te hanteer.
- U kan 'n klein kartondoos as die sentrale boks gebruik, of 'n spesiale boks, mandjie of skinkbord daarvoor kry.
- Plaas die boks op die hoek van u lessenaar, op 'n tafel naby u voordeur of op 'n ander plek wat sigbaar is, sodat u dit nie sal vergeet nie.
Stap 2. Gaan daagliks deur die boks en sit belangrike items opsy
Kyk een keer per dag na elk van die items in u inkassie om items te soek wat u onmiddellik moet aandag gee. Dit kan rekeninge insluit wat binnekort betaalbaar is, partytjie-uitnodigings of tydsgevoelige vorms. Sit hierdie items opsy sodat u dit onmiddellik kan versorg.
Miskien wil u 'n tweede boks in 'n ander kleur as die eerste boks kry om dringende items in te sit. U kan byvoorbeeld 'n rooi blokkie kry om aan te dui dat dit dringende items is
Stap 3. Plaas items wat u wil lê in 'n lêer
Hou 'n derde boks langs die sentrale boks en dringende boks. Gebruik dit as u versamelpunt vir items wat u wil indien. Dit sal u help om hulle georganiseer te hou totdat u gereed is om dit in te dien.
Maak seker dat hierdie boks 'n ander kleur het as die ander bokse. Anders kan die bokse deurmekaar raak
Stap 4. Gooi onnodige items in 'n papierherwinningsbak
Enige gemorspos of ander nie-noodsaaklike items wat in u boks beland, kan direk in die asblik kom. Identifiseer hierdie items terwyl u deur die dokumente blaai en skuif dit onmiddellik na die asblik om u rommel in die boks vry te hou.
- Hou u vullisdrom op die vloer sodat u dit nie met u ander bokse kan verwar nie.
- As een van die onnodige items persoonlike inligting bevat, moet u dit versnipper voordat u dit weggooi.
Metode 2 van 3: Kies 'n liasseerstelsel
Stap 1. Stel 'n maandelikse en daaglikse lêer aan as u baie take moet bestuur
Dit staan bekend as die Tickler -liasseringstelsel, en dit is 'n uitstekende manier om tred te hou met wat u elke dag moet doen. Wys 'n lêergids vir elke maand en 'n lêergids vir elke dag van die maand. Plaas dan items in die lêers. Lê die items in op die datums waarop u dit nodig het.
As u byvoorbeeld 'n rekening op 23 September moet betaal, plaas die rekening in die gids vir die datum
Stap 2. Dien lêergidse alfabeties in om belangrike dokumente byderhand te hou
Alfabetiese indiening is handig om lêers vir individuele mense, besighede of vakke te vind. Dit is moontlik ideaal as u baie kliënte het en u wil 'n lêer by elkeen hou, of as u 'n eenvoudige manier wil hê om u huislêer te bestuur.
- Maak seker dat u die van van individue eers op lêeretikette plaas, soos 'Jones, Susan' of 'Watson, David'.
- Ignoreer woorde soos "The", "A" en "An" wanneer u by die naam van die onderneming ingedien word. As u byvoorbeeld 'n kliënt het wie se onderneming 'The Cake Goddess' heet, dien dan volgens die 'C' in 'Cake' in, en ignoreer die 'T' in 'The' wanneer u dit indien.
Stap 3. Kies 'n numeriese liasseringstelsel vir korttermyn liasseerbehoeftes
As u 'n korttermynprojek het waarvoor u rekords wil hou, werk 'n numeriese liasseringstelsel die beste. Dit is wanneer u 'n nommer aan elke dokument toewys en volgens die nommer indien. Hou egter in gedagte dat u ook moet byhou watter dokument ooreenstem met watter nommer, byvoorbeeld deur 'n sigblad te gebruik.
- U kan byvoorbeeld al die items wat u gedurende die week van 14 Maart ontvang het, toewys aan 'n lêergids met die etiket 1, dan al die items vir die week van 21 Maart in 'n lêer met die etiket 2, ensovoorts.
- 'N Ander opsie is om die lêers op datum te benoem en chronologies te organiseer. Artikels wat op 2 Mei 2018 ontvang is, kan byvoorbeeld in 'n lêer met die naam 5/2/2018 gestoor word.
Stap 4. Kleur-kodeer u lêers om dit vinnig en maklik te vind
Wys 'n kleur vir elke kategorie van u lêers. Dit sal u in 'n oogopslag help om 'n kategorie lêers op te spoor.
- Gebruik byvoorbeeld rooi vir mediese rekeninge, blou vir belasting en groen vir versekering.
- Om numeriese of alfabetiese lêers in kleur te kodeer, ken 'n kleur toe aan 'n numeriese of alfabetiese reeks, soos om lêers 1-25 of AG groen te maak, 25-50 of HM pers, en 50-75 of N-R geel.
Stap 5. Sluit bykomende relevante inligting in die lêermap in
Die byvoeging van bykomende inligting om die inhoud van die lêer te beskryf of enige aksie wat nodig is, sal ook help om u liasseringstelsel doeltreffender te maak. Om dit te kan doen, wil u moontlik 1 of meer van die volgende items byvoeg:
- Lêernommer of naam
- Lêertitel
- Die datum waarop die lêer oopgemaak en gesluit is
- Naam van die departement of span
- Rekenaar nommer
- Vervreemdingsdatum en metode van wegdoening
Metode 3 van 3: Organiseer vraestelle in lêers
Stap 1. Plaas die mees onlangse dokument bo -op die lêer
Gebruik die datum op die dokument om u hiermee te help. Nadat u u vraestelle gereed het om in te dien en u liasseerstelsel opgestel is, kan u begin om items in lêers te plaas. Maak altyd seker dat u die mees onlangse dokumente vir elke lêer bo -op hou sodat dit maklik toeganklik is.
As u byvoorbeeld 'n lêer vir u huiseienaarsversekering het, wil u die mees onlangse rekord van u betaalde huiseienaarsversekering bo -op die lêer plaas
Stap 2. Hou aanhangsels by die dokumente waarop hulle betrekking het
As u relevante kwitansies of ander dokumente het wat saam met 'n ander dokument bewaar moet word, moet u dit in dieselfde lêer bymekaar hou. U kan selfs aanhegsels aan die agterkant van die dokument heg of vasmaak.
As u byvoorbeeld 'n kwitansie vir die betaling van u elektriese rekening het, kan u dit agter die rekening vasmaak as u dit nodig het
Stap 3. Plaas groot dokumente in aparte koeverte
U kan hierdie koeverte agter die lêers waarmee dit verband hou, indien. Maak seker dat u 'n beskrywing van die inhoud op die voorkant van die koevert bevat. Dit sal help om rommel in u lêers uit te skakel en die doeltreffendheid van u liasseringstelsel te verbeter.
As u byvoorbeeld die bloudrukke het van 'n projek waaraan u werk, kan u dit in 'n groot koevert plaas
Stap 4. Lê die oorspronklike dokument in en gooi alle kopieë weg
As u nie duplikate indien nie, kan u verwarring voorkom as u 'n item in u lêers soek. As u duplikate teëkom, moet u dit weggooi en slegs die oorspronklike dokument indien.
As u nie seker is watter dokument die oorspronklike is nie, moet u moontlik albei items indien om seker te maak dat u die oorspronklike het. Probeer dit egter nie te gereeld doen nie, anders word u lêers vinnig groot
Wenke
- As u nie seker is of u 'n item moet indien of nie, moet u dit 30 dae hou en dit dan weer beoordeel.
- Deur nie-noodsaaklike dokumente te skandeer, is dit nog 'n goeie manier om papier warboel skoon te maak, terwyl u die inligting in 'n dokument behou indien u dit nodig het.
