Papierlêers kan pynlik wees, veral as dit op u lessenaar ophoop. Om al u verdwaalde papiere en kwitansies beter te hanteer, probeer om deur al u ongevulde dokumente te sorteer. Gebruik dan 'n liasseerkas of laai om u lêers in verskillende dopgehou te sorteer. As u die rommel van u kantoor heeltemal wil uitskakel, kan u u dokumente oplaai na 'n rekenaar, wiki of 'n ander wolkgebaseerde stelsel. Met 'n basiese plan, kan u baie soorte lêers in u kantoorruimte beter bestuur!
Stappe
Metode 1 van 3: Filtreer deur u dokumente
Stap 1. Skei dokumente wat ingedien moet word, van die dokumente wat u nog gebruik
As u begin om u papiere te organiseer, maak 'n hoop vir diegene wat gereed is om weg te sit en 'n aparte stapel vir diegene wat op u lessenaar moet bly. Kry 'n 2-gleuf papierorganiseerder vir u lessenaar, sodat u dokumente georganiseer sal bly, selfs na die aanvanklike sorteer- en liasseerproses. Bewaar die dokumente wat u gaan gebruik in een gleuf en die dokumente wat gereed is om in 'n ander een ingedien te word.
Stap 2. Kies elke week 'n dag om u papierwerk in te dien
Moenie toelaat dat u mandjies nuwe dokumente buite beheer raak nie; Sit eerder 'n dag of 2 opsy om u lêers te sorteer en te organiseer. As u nie baie kwitansies en dokumente in u werkruimte hanteer nie, het u moontlik slegs 1 dag nodig om die werk te verrig. As u werk baie papierwerk behels, wil u moontlik 2-3 dae afstaan om deur u ongeorganiseerde dokumente te kyk.
Deur u lêers elke week te sorteer, word die organisasieproses baie meer hanteerbaar
Stap 3. Benoem al u lêers met uitloopdatums om rommel te voorkom
Voordat u nuwe dokumente indien, moet u die datum en inhoud van elke lêer deeglik ondersoek. As die dokument betrekking het op 'n lopende projek of 'n ander probleem, skryf 'aan die gang' bo-aan die lêer. As die vraestel 'n voltooide projek bespreek, merk die lêer as 'voltooi'. Teken ook 'n tyd aan waarop die lêer nie meer nodig is nie en die dokument kan versnipper of herwin word.
As u vinnig na lêers soek, kan hierdie notas u help om die korrekte lêer doeltreffender te vind
Stap 4. Herwin enige irrelevante dokumente in plaas daarvan om dit in te dien
Moenie aanvaar dat elke lêer 'n plek in u liasseerkas of laai verdien nie. Plaas eerder alle onnodige dokumente in u asblik. As u lêers persoonlike inligting bevat, versny die dokumente in plaas daarvan om dit te herwin.
Versnipper lêers met finansiële en rekeninginligting, u sosiale sekerheidsnommer of ander sensitiewe besonderhede
Metode 2 van 3: Kies 'n sorteerstelsel
Stap 1. Kies 'n fisiese stoorplek vir u lêers
Ondersoek die uitleg van u werkruimte en dink na oor watter liasseringstelsel die beste sou werk. As u 'n kantoor het, kan 'n groot liasseerkas 'n goeie opsie wees. As u egter 'n kleiner werkruimte het, is dit moontlik dat 'n lêer of houer logisties meer sinvol is.
- As u 'n nuwe stoorstelsel koop, probeer om kwaliteit bo prys te prioritiseer.
- Ongeag u liasseringstelsel, plaas sensitiewe dokumente in 'n veilige gids.
Stap 2. Rangskik u vraestelle volgens datum as u lêers tydsgevoelig is
Kies 'n organisasiestelsel wat die beste sin maak vir u besigheid of kantoorruimte. As u werk rondom sperdatums is, probeer om u vouers te bestel met die onlangse datum voor. As die dae verbygaan, gaan voort met die toevoeging van nuwe vouers en lêers aan die voorkant van die liasseerkas of laai.
- U kan byvoorbeeld afsonderlike lêers vir dae, weke of maande hê.
- As u byvoorbeeld as belastingkonsultant werk, is dit sinvol om die dokumente van u kliënte op datum in te dien.
- Hierdie stelsel werk goed vir individue wat met tydsensitiewe materiale werk.
Stap 3. Ontwerp 'n kalender-gebaseerde sorteerstelsel as u chronologiese lêers hanteer
As u 'n groot hoeveelheid lêers in u kantoorruimte hanteer, kan u 'n "tickler" liasseerstelsel by u kaste en laaie voeg. Soortgelyk aan 'n kalender, gebruik die "tickler" -stelsel elke maand 12 groot vouers, met 28-31 submappe wat elke groot gids vir elke dag van die maand vergesel. Probeer hierdie metode as u 'n datumgerigte werk het.
- As u byvoorbeeld by 'n uitvoeronderneming werk, is dit makliker om u lêers volgens maand en datum te sorteer in plaas van 'n algemene kategorie.
- Hierdie stelsel is beter vir individue wat voorkeur gee aan konkrete, numeriese organisasie, in teenstelling met kleurkodering.
Stap 4. Sorteer u lêers volgens onderwerp as u verkies om u vraestelle te kategoriseer
Kies verskillende kategorieë vir u vouers en rangskik dit volgens toepaslikheid. As u u liasseerkas of laai rangskik, plaas die vouers met die meeste relevansie en belangrikheid aan die voorkant. Gaan voort met die sortering van u lêers, sodat u maklike toegang tot belangrike dokumente het.
As u byvoorbeeld 'n finansiële adviseur vir 'n onderneming is, is dit meer sinvol om u dokumente volgens belangrikheid en relevansie te sorteer, soos 'beleggings', 'betaalstaat' en 'belasting'
Stap 5. Kies breë kategoriename vir u lêers
Moenie lang, te spesifieke etikette vir u vouers gebruik nie. Probeer eerder algemene, inklusiewe etikette, sodat u nie later moeilik is om nuwe lêers te sorteer nie. As u 'n meer spesifieke liasseringstelsel wil skep, probeer om submappe by u groter, meer algemene liasseringstelsel te voeg.
'Uitgawesverslae vir 3 April' is byvoorbeeld nie 'n goeie kategorie vir 'n algemene vouer nie, aangesien dit veels te spesifiek is. Benoem die vouer eerder as 'Uitgawesverslae', wat baie meer oop is
Wenk:
Etiketvervaardigers is 'n maklike en doeltreffende manier om u lêers te kategoriseer.
Stap 6. Kleur-kodeer u dokumente om 'n visueel aantreklike stelsel te skep
Belê in 'n verskeidenheid veelkleurige lêergidse en etikette. Ken vervolgens verskillende lêerkategorieë toe aan verskillende vouer- en etiketkleure, sodat u u liasseringstelsel konsekwent kan hou. Probeer om dieselfde kleure en kategorieë in u liasseerkaste en laaie te gebruik, sodat u vinnig en doeltreffend toegang tot verskillende lêers kan kry.
- Merk byvoorbeeld u geel vouers vir e-poskorrespondensie, rooi vouers vir belastingverwante vorms en groen vouers vir betaalstaat.
- Probeer kleurskemas en etikette gebruik wat maklik is om te onthou. Groen kan byvoorbeeld 'n goeie kleuretiket vir finansiële vorms wees, aangesien die kleur groen met geld geassosieer word.
- Hierdie stelsel is die beste vir visuele leerders.
Metode 3 van 3: 'n Digitale benadering volg
Stap 1. Skandeer u papierlêers om dit digitaal te stoor
As u 'n nuwe lêer in u kas of laai voeg, gebruik 'n skandeerder om 'n digitale weergawe van die lêer na u rekenaar op te laai. As u vinnig toegang tot 'n lêer nodig het, sal u baie vinniger en makliker op u tafelrekenaar soek as om deur verskillende vouers te blaai. As u hele liasseringstelsel op papier gebaseer is, skandeer en laai u lêers op om 'n digitale rugsteun te skep.
- Moenie stres as u nie 'n digitale liasseringstelsel het nie! Skandeer en laai u lêers 1 vouer op 'n slag op.
- U kan ook lêers met sekere telefoonprogramme skandeer.
Stap 2. Kies konsekwente name vir al u lêers
Kies etikette vir u digitale dokumente wat maklik is om te soek en toegang te verkry. Probeer ideaal om hierdie lêers konsekwent te laat volg, soos 'n datum of van, want dit sal dit makliker maak om deur te sorteer. Sluit indien nodig alle relevante liggings, datastelle of weergawenommers in die titels van u lêers in.
- Moenie spesiale karakters in u lêertitels gebruik nie, aangesien rekenaars dit nie korrek kan verwerk nie.
- Benoem byvoorbeeld u dokument as 20031124 as u na 'n spesifieke datum soos 24 November 2003 verwys.
Stap 3. Sorteer u digitale lêers met vouers en subgidse
Soortgelyk aan 'n liasseerkas, gebruik 'n verskeidenheid digitale vouers om u geskandeerde dokumente op te slaan en te rangskik. Skep en merk verskeie vouers op u lessenaar wat op u opgelaaide lêers betrekking het. As u meer spesifieke kategorieë wil gebruik, skep dan verskillende subgidse in elke groter vouer. Gaan voort met u digitale dopgehou totdat u 'n stelsel vind wat goed vir u werk!
As u byvoorbeeld 'n gids met die naam 'Belasting' het, kan u verskillende subgidse vir verskillende jare skep
Stap 4. Laai u dokumente op na 'n wiki sodat verskeie mense toegang daartoe kan kry
As u werksruimte meer samewerkend is, kan u 'n aanlyn-wiki skep waarby u medewerkers en meerderes toegang kan verkry. Nadat u by die wiki aangemeld het, gebruik die afdeling "gereedskapkas" om toegang tot die "oplaai lêer" -knoppie te verkry. Met hierdie funksie kan u u nuut opgelaaide dokument koppel aan 'n verskeidenheid mense wat nou die lêer kan sien en toegang daartoe kry.
Hou in gedagte dat enigiemand lêers op 'n wiki kan wysig
Stap 5. Gebruik wolkgebaseerde sagteware om dokumente onderweg in te dien
Laai 'n app of 'n ander digitale diens af wat op rekenaars en mobiele toestelle werk. Om u lêers op een plek te hou, gebruik hierdie diens om foto's van u lêers op te laai, sodat dit in 'n wolk-gebaseerde sagteware gestoor kan word. Alhoewel sommige sagteware gratis is, moet u moontlik betaal om meer berging te kry.
